La GPEC est un système de gestion des emplois et des compétences qui se veut proactif. Elle est conçue en fonction des limites de l’environnement et des choix stratégiques de l’entreprise. Plusieurs indicateurs permettent de suivre cette gestion, tels que le taux de réalisation des entretiens annuels et professionnels, le nombre de bilans de compétences, le nombre de VAE (validation des acquis de l’expérience), le volume des demandes de formation.
Il s’agit donc d’une organisation essentielle pour la viabilité à long terme de votre entreprise. Avant tout, vous devez être sûr de disposer des bonnes compétences au bon moment pour votre stratégie d’entreprise. Une GPEC offre plusieurs avantages, tels qu’une meilleure anticipation, la maîtrise des compétences, une meilleure réaction aux changements (tels que les changements technologiques), etc.
Quel est son principal objectif ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, ou GPEC, est une stratégie d’adéquation des personnes, des emplois et des compétences avec les objectifs stratégiques et l’environnement externe (marché, concurrence, évolutions technologiques, etc.).
Les enjeux de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences sont la détermination de l’évolution des métiers, des missions et des compétences, ainsi que l’organisation des mouvements de main-d’œuvre à organiser à moyen terme pour répondre aux demandes de l’entreprise.
Elle conduit à anticiper et à préparer de nombreuses mesures à prendre pour poursuivre l’activité de l’entreprise. Il s’agit d’une approche proactive de la gestion des ressources humaines basée sur la gestion des compétences.
Pourquoi la mettre en place dans une entreprise ?
La GPEC est un excellent outil pour mener à bien les stratégies de croissance des entreprises. En d’autres termes, elle permet de prédire les préoccupations futures telles que les changements internes (liés à l’entreprise) ou externes (environnementaux). Ainsi, la GPEC permet d’anticiper la pénurie de compétences d’un poste, de promouvoir l’engagement des salariés dans leur développement professionnel et d’améliorer les compétences des salariés. Son objectif sera d’élaborer un plan d’action pour faire face aux évolutions des effectifs, de l’emploi et des compétences tout en gardant à l’esprit les besoins de l’entreprise.
Il est également à noter que le code du travail impose aux entreprises d’au moins 300 salariés et aux entreprises collectives d’au moins 150 salariés de négocier la GPEC avec les partenaires sociaux tels que le CSE tous les trois ans.
Plusieurs outils sont utilisés pour réaliser une GPEC digne de ce nom. Certains permettent d’évaluer l’état actuel de l’organisation, d’autres permettent de réaliser des stratégies internes à l’entreprise ou de prévoir des événements futurs dans l’environnement externe.
Quelles sont les étapes de la démarche GPEC ?
Parce que les exigences en matière de talents et l’ensemble de l’environnement commercial sont en constante évolution, la GPEC est un cycle continu.
C’est précisément dans ce but que la législation du travail a imposé l’idée d’une négociation triennale. Ces trois années permettent à l’entreprise de déployer toutes les étapes de la GPEC et donc d’aboutir à un nouvel accord, permettant le démarrage d’un nouveau cycle.
Voici les étapes pour réaliser le déploiement d’un cycle complet :
créer des objectifs en fonction de la démarche stratégique de l’entreprise
réaliser un diagnostic des compétences en place, une cartographie des emplois, une identification des écarts
élaborer un plan d’action pour combler les écarts entre la situation actuelle et la situation idéale
mettre en œuvre la stratégie de GPEC par des initiatives de développement RH collaboratives
Évaluer les résultats et répéter le processus.
Tout au long de ces étapes, la communication sera essentielle à la réussite.
Il sera vital de négocier avec les partenaires sociaux, mais surtout de communiquer afin d’impliquer et de fédérer la direction du projet, le personnel et les autres acteurs.
Quels sont les outils pour la préparation ?
Avant de concevoir la GPEC, il est essentiel d’évaluer l’état actuel de l’entreprise. C’est sur cette base que vous pourrez construire et développer votre GPEC.
Ainsi, connaître les compétences de vos salariés par rapport aux objectifs fixés est essentiel. Voici quelques ressources pour vous aider :
- L’organigramme est essentiellement une représentation visuelle des nombreux services de votre entreprise et de la répartition des effectifs. Les liens hiérarchiques entre les services et les vocations sont visibles en un coup d’œil. L’organigramme peut être utilisé comme un complément pour identifier les talents déjà en place et ceux qui doivent être développés.
- Cartographie des compétences : une description complète des compétences techniques et comportementales peut s’avérer très utile pour déterminer quel individu possède quel type de compétence pour son poste. Vous découvrirez immédiatement les compétences qu’un employé doit acquérir.
- La description du poste est similaire à la cartographie des compétences, mais cette fois-ci organisée par profession. Vous connaîtrez les exigences en termes de compétences pour une carrière, ainsi que les fonctions du poste et le statut. Cela peut nécessiter une formation pour les employés occupant actuellement le poste, ainsi que pour les futures recrues.
En combinant ces trois outils, vous serez en mesure de visualiser la situation actuelle de votre entreprise : répartition du personnel par département, compétences requises pour le rôle, et talents actuels de l’employé. Vous pouvez utiliser cette base pour déterminer la voie à suivre. Vous pourrez ainsi déterminer quels sont les talents qui font défaut à un individu spécifique et comment faire évoluer ou renforcer certains rôles. D’autres outils de GPEC sont disponibles pour vous aider à établir et à atteindre vos objectifs.
Quels sont les outils pour mettre en place la Gpec ?
Plusieurs outils sont disponibles pour vous aider à atteindre vos objectifs. Ces outils seront utilisés pour améliorer vos services, vos postes, et l’évolution professionnelle du salarié. Pour avoir toutes les clés en main, un suivi régulier sera nécessaire. Voici quelques outils existants qui peuvent vous y aider :
- Les entretiens annuels d’évaluation : vous pouvez évaluer les compétences de vos salariés par rapport à leur poste de travail. Ce sera l’occasion d’évaluer l’évolution de ces talents au fil du temps. Ainsi, vous pourrez découvrir les possibilités d’évolution des postes et les besoins en formation. Cela vous permettra de vous projeter dans l’avenir et de vous fixer de nouveaux objectifs. Profitez de cette rencontre pour gérer les talents en fonction des besoins de l’organisation et de son personnel.
- Les entretiens professionnels : un autre point de vue, ici l’employé et le salarié pourront discuter de la carrière et des perspectives d’avenir de l’employé : promotion, évolution du poste, etc.
- Le plan de formation est l’un des outils les plus importants de la GPEC. Il vous aidera à planifier l’ensemble des formations de vos salariés. Grâce à la formation, votre personnel pourra acquérir de nouvelles compétences applicables à son poste.
Pourquoi utiliser un logiciel SIRH pour la Gpec ?
Alors, pourquoi ne pas utiliser un logiciel SIRH pour être mieux organisé et avoir accès aux informations essentielles ? Cette masse d’informations peut être intimidante pour les RH, et si vous n’avez pas de processus en place, vous prendrez rapidement du retard ou vous vous sentirez dépassé. Par exemple, un logiciel SIRH automatisera vos procédures. Ne cherchez pas plus loin et allez directement à l’information que vous recherchez.
Le logiciel SIRH peut vous aider lors de votre GPEC en mettant à votre disposition les modules suivants : plan de formation, gestion des entretiens annuels et professionnels, gestion des compétences, description du poste. Cela vous permet non seulement de prendre de meilleures décisions concernant votre stratégie d’entreprise, mais aussi de les élaborer plus efficacement, que ce soit en termes de temps ou de charge cognitive.