La gestion des rapports de dépenses est souvent associée à un calvaire ! Pourtant, cette activité est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. Personne ne peut se permettre d’en écarter la possibilité. Vous vous reconnaissez dans cette position et souhaitez améliorer votre statut ? On vous explique comment remédier à ces problèmes.
Avoir une politique de remboursement
Vous pourrez découvrir d’éventuelles anomalies et mettre en place une politique de remboursement en accord après avoir effectué un audit de vos coûts et les avoir comparés aux moyennes du secteur.
Vous pourrez, par exemple, fixer une limite aux dépenses de nourriture et aux indemnités kilométriques pour encourager votre personnel à voyager en toute sécurité. Pour responsabiliser organiquement chaque employé, préférez une politique dissuasive plutôt qu’oppressive.
Si vous ne voulez pas vous retrouver avec une véritable usine à gaz, limitez-vous à deux niveaux d’approbation, sinon vous perdrez beaucoup de temps.
Nommez un responsable hiérarchique pour vérifier que toutes les dépenses sont conformes à l’objectif, ainsi qu’un contrôleur de gestion pour superviser le service comptable. Ce dernier vérifiera que le coût en question est couvert par la politique de remboursement et que toutes les pièces justificatives sont en ordre.
Plafonnez le montant des remboursement
Le plafond de remboursement des repas est souvent calqué sur les forfaits Urssaf des entreprises (19,10 euros par repas). Ils ne tiennent pas compte de la différence de prix entre un déjeuner de travail et un dîner de mission (26,20 euros par convive contre 15,95 euros en moyenne).
Appliquez différents plafonds en fonction des types de repas pour limiter les comportements coûteux sans pour autant irriter votre personnel.
Réaliser des contrôles régulier
Tout comptable qui se respecte ne niera jamais que la gestion des rapports de dépenses n’est pas toujours effectuée avec le plus grand soin. En fait, près de quatre rapports de dépenses sur dix ne sont pas minutieusement examinés.
Il est plus simple d’identifier les dépenses qui ne respectent pas les directives lorsque vous avez mis en place une politique de dépenses bien définie.
Et l’utilisation d’un logiciel de gestion des coûts facilite grandement la tâche.
Essayez d’identifier les collaborateurs susceptibles d’être abusifs et alertez-les en utilisant l’analyse et la comparaison des données. N’ayez pas peur de surveiller de plus près les nouvelles recrues et profitez-en pour les sensibiliser aux processus internes de l’entreprise.
Dépenses réclamées un jour de congé, doublons, manque de preuves… Il y a encore beaucoup trop d’erreurs dans la gestion manuelle, qu’elles soient intentionnelles ou non. L’idéal est d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais intégrant un mécanisme de détection automatique des fraudes.
Numériser vos documents
La gestion des rapports de dépenses à l’aide d’une application numérique élimine de nombreuses erreurs et coûte moins cher que leur archivage sur papier. La fonction dématérialisée permet une meilleure traçabilité et lisibilité, ainsi qu’une conservation plus longue. Pourquoi pas maintenant que la législation autorise l’archivage numérique ?
Traitez les notes de frais rapidement
Permettez à vos gestionnaires de traiter au fur et à mesure pour éviter d’avoir à gérer une foule de coûts concentrés à la fin du mois. Il leur sera ainsi plus facile de se souvenir du contexte et d’éviter les rapports de dépenses coûteux.
Il en va de même pour le service comptable, qui est inondé de rapports de dépenses à la fin de chaque mois, lorsque les factures, les provisions et les rapports sont tous dus en même temps.
Pensez à la TVA
Les entreprises pourraient économiser environ 2,5 % sur les rapports de dépenses si elles respectaient la réglementation fiscale : rien que ça ! Un coût sur deux est soumis à la récupération de la TVA à un taux de 7 % en moyenne, avec un maximum de 13 %. En conséquence, l’État conserve 40 % de la TVA liée aux dépenses.
L’exemple le plus apparent est celui des repas : 6 % du prix est récupéré sous forme de TVA, et le reste est taxé à 10 %… Il est donc grand temps de s’assurer que la TVA est récupérée sur tous les coûts, et pas seulement sur les plus importants !
L’utilisation d’un logiciel de rapport de dépenses pour mettre en œuvre rapidement ces différentes suggestions est sans conteste la meilleure solution. Un investissement mensuel de quelques euros peut vous permettre de gagner du temps au quotidien, de minimiser les erreurs et les fraudes, de simplifier la collecte des données grâce à un scan en temps réel, de gérer les coûts, et ainsi de suite… En d’autres termes, vous économisez 75% sur vos coûts de gestion des rapports de dépenses !