Les dépenses professionnelles sont l’ensemble des fonds mis de côté pour les différents besoins des pratiques professionnelles au sein d’une organisation, qui ajoutent tous à l’intérêt et au bon fonctionnement de l’entreprise. Ces différentes dépenses professionnelles vont prendre plusieurs formes, dont les dépenses de remboursement. La direction de l’entreprise remboursera alors ces dépenses. Ce n’est que sur présentation de preuves ou sous forme d’indemnités forfaitaires que ce remboursement sera nécessaire.
Quelles sont les conditions de déduction des frais de repas ?
Pour divers facteurs, les employés et entrepreneurs indépendants sont souvent amenés à prendre leurs repas en dehors de leur domicile : un rassemblement loin du lieu d’activité, un état éloigné des clients, ou les heures d’un emploi spécifique.
Les frais de repas sont également classés parmi les dépenses personnelles et ne donnent pas droit à un crédit d’impôt sur les revenus qui ont été imposés au moment de la déclaration d’impôt. En revanche, les deux coûts supplémentaires liés à un repas pris hors du domicile sont considérés comme des dépenses d’entreprise qui peuvent être exclues du salaire. Dans ce cas :
– Ils doivent être nécessaires à l’exécution de l’opération professionnelle, c’est-à-dire lorsque le lieu d’exercice de l’activité est très éloigné du domicile du salarié et que celui-ci n’a pas la possibilité de rentrer chez lui.
– Ils doivent correspondre à un coût à la fois justifié et efficace. Dans ce cas, le salarié doit apporter la preuve de l’existence et de la somme de toutes les dépenses.
– Les prix des repas doivent être réduits au minimum et ne pas être inutiles. Dans ce scénario, le salarié n’aurait pas le droit de soustraire le coût réel du repas pris en dehors de son domicile, mais plutôt les coûts supplémentaires engendrés par la consommation du repas en dehors du domicile.
Les différentes conditions de remboursement des frais de repas
Lorsqu’un salarié est amené à prendre son repas en dehors des locaux de l’entreprise ou encore à l’intérieur des locaux de l’entreprise, il a la possibilité de se faire rembourser par son patron sur l’un de ses frais de repas dans le cadre de ses frais professionnels (par exemple la cantine). Le remboursement des frais de repas, également appelé prime de panier, ne dépasse pas les sommes suivantes pour chaque repas en 2019 :
– 6,60 euros pour les travailleurs qui sont tenus de manger sur leur lieu de travail.
– 9,20 euros pour les travailleurs qui ne sont pas tenus de manger sur la route.
– 18,80 euros pour les travailleurs qui sont tenus de manger pendant leurs déplacements.
En outre, tous les travailleurs auront droit à une indemnité de repas s’ils répondent aux critères suivants :
– Être obligé de prendre son déjeuner sur son lieu de travail ;
– L’absence de cantine sur son lieu de travail ;
– La pause est suffisamment courte pour pouvoir rentrer chez soi et manger un repas.
En outre, si ces dispositions sont respectées, les frais payés par un employé pour prendre son repas de midi pendant l’heure normale du déjeuner sont appelés frais professionnels :
Lors d’un déplacement
Lorsqu’un professionnel en déplacement pour son travail est incapable de trouver son domicile ou son lieu d’activité habituel, il peut être contraint de prendre son repas à l’un des endroits suivants :
– Sur le lieu de travail, si les habitudes ou les conditions de travail de l’employé l’empêchent de manger dans un restaurant.
– Le salarié mange dans un restaurant.
Dans les deux cas, il s’agit de frais professionnels, qui seraient remboursés à l’employé soit par des indemnités forfaitaires, soit, de façon plus réaliste, sur la base d’un document justificatif. Pour l’employeur, le contrôle des rapports de coûts devient un problème.
Sur le lieu de travail
Pour des raisons particulières d’organisation du travail, l’employeur doit rembourser les frais professionnels d’un salarié qui ne peut prendre son repas sur son lieu de travail. Cette condition préalable englobe le travail de jour, le travail posté, la coordination et le travail de nuit.
La prime « Casse-croûte ou paniers-repas
Les indemnités de restauration s’appliquent aux indemnités de collation ou autres déjeuners préparés accordés dans le cadre d’une convention collective.