Logiciel de note de frais

logiciel note de frais

Les notes de frais sont un véritable casse-tête en termes de gestion financière et logistique. En effet, la gestion de ces dépenses est une activité particulièrement difficile et longue. Et pourtant, dans la grande majorité des entreprises, elle fait partie de la vie quotidienne. De plus, comme elle nécessite l’intervention de multiples acteurs au sein du système, elle s’avère coûteuse. C’est-à-dire le travailleur, le chef d’entreprise, le service comptable et l’équipe financière. C’est pourquoi un outil fonctionnel et efficace doit être utilisé pour traiter correctement les rapports de coûts. Quel moyen plus sûr qu’une approche automatisée pour ce faire ! Il est toutefois nécessaire de choisir la bonne méthode de déclaration de dépenses pour éviter les mauvaises surprises.

Seule une infime partie des procédures des RH consiste à préparer des comptes de dépenses. Cependant, sa réalisation n’est en aucun cas apparente. Il s’agit même de l’un des systèmes les plus décourageants dans une organisation pour les travailleurs et les diverses divisions.

Caractéristiques des applications pour une analyse des dépenses

Souhaitez-vous investir dans des applications permettant d’analyser les dépenses de vos employés? Pour répondre à cette demande, l’industrie est aujourd’hui saturée d’une multitude d’outils en ligne. Mais, pour y voir plus clair, faisons une comparaison pour vous aider à choisir des applications pour votre enquête de coûts.

Le programme de suivi des rapports de dépenses aide les employés à demander le remboursement au personnel responsable de la validation des remboursements de leurs dépenses professionnelles. Le remboursement des frais passe par la paie et est effectué jusqu’à ce que la validation soit faite.

L’application gère les indemnités kilométriques et prend en compte les barèmes de l’Urssaf. Pour éviter la double saisie comptable, elle exporte les données, identifie les données bancaires, effectue des validations à plusieurs niveaux, trace les demandes et archive les pièces justificatives. De logiciel à logiciel, ces deux principales fonctionnalités sont présentes.

Il existe cependant des variations dans leur mise en œuvre. Leurs capacités de production et de personnalisation en fonction d’exigences particulières ne sont donc pas égales. Du côté des prix, selon les solutions, il y a aussi des variations.

Logiciel pour note de frais gratuite : que penser ?

Il existe des logiciels de suivi des dépenses gratuits et d’autres versions payantes, comme dans n’importe quel secteur. La version de base gratuite le permet :

  • soit de donner une version standard non personnalisable ;
  • soit de traiter un volume limité (une cinquantaine) de notes de frais et devenir ensuite payant.

A long terme, tout cela n’est pas très intéressant. Un logiciel de notes de frais gratuit ne coûterait pas grand-chose à l’entreprise, mais il y a des limites. Seuls les petits systèmes qui mettent en place un nombre limité de comptes de dépenses par an y répondront.
Il est plus facile d’investir dans une solution de gestion de notes de frais payants pour plus de productivité.

Logiciels payants : SaaS ou IaaS ?

Vous choisissez, payez et utilisez ensuite l’application en ligne qui vous convient. Ce type d’application offre l’avantage de ne pas avoir à faire grand-chose, car elle vous est livrée « clé en main ». En comptant en moyenne 5 euros par mois hors taxes par employé.

Mais il y a 2 inconvénients majeurs :

  • Le risque d’incompatibilité avec d’autres applications d’entreprise qui pose des problèmes de gestion des salaires et de la comptabilité ;
  • L’impossibilité d’adapter le logiciel à vos propres besoins.

En mode IaaS, d’autres technologies fonctionnent. Vous louez un système informatique et faites fonctionner les serveurs vous-même. Cette solution rend les applications évolutives et adaptables.

Il est essentiel de tenir compte des besoins de l’organisation. En effet, il faut privilégier l’instrument qui répond aux critères et normes particuliers de votre structure. Il doit, en effet, être parfaitement conforme aux solutions de gestion dont vous disposez actuellement (applications ERP, comptabilité, etc.). Ensuite, la mobilité de l’instrument doit être prise en considération. En effet, les rapports de coûts concernent principalement le personnel en déplacement. Il est donc évident qu’un outil mobile les aide dans leurs déplacements et leur permet de maîtriser leurs coûts dans le temps. Cela permet non seulement de compenser l’absence de reçus et de factures, mais aussi de rationaliser la méthode de confirmation. Pour favoriser la comptabilité et le remboursement en même temps, il n’y a rien d’autre.

Suivez les dépenses de vos employés à l’aide de tableaux de bord

Suivez la confirmation des enregistrements de coûts et exportez ces données à des fins de comparaison grâce aux exportations flexibles de Microsoft Excel®. En standard, vous disposez de différents tableaux de bord qui vous permettent d’effectuer un suivi analytique approfondi (par exemple, contrôle de la répartition des coûts par département, par employé, etc. ). Ces exportations peuvent également être soumises à des demandes de compatibilité ou de paie.

Un tableau de suivi vous permet également de suivre d’un coup d’œil l’état des validations et des remboursements.

Ainsi, en saisissant sa fiche de frais, l’employé pourra choisir la formation sur laquelle il a payé ses frais.

Le logiciel de gestion des notes de frais simplifie la confirmation des notes de frais.

Lorsque la note de frais est exacte et précise, en la soumettant au circuit de confirmation des notes de frais de son entreprise, le travailleur demande son remboursement.

Simplifier la validation des notes de frais : chaque gestionnaire est averti par courrier électronique ou par un message sur son portail. Il validera ensuite les notes de frais de son personnel à partir de son PC ou de sa tablette, simplifiant ainsi ses procédures de gestion des ressources humaines.

Cette absence de remise en question présente deux excellents avantages. Tout d’abord, il empêche les erreurs d’entrée ou de chargement. D’autre part, pour trouver des irrégularités ou pour vérifier la qualité de détails tels que les prix de la TVA, les comptables réattribueront le temps qu’ils ont passé à effectuer ce travail. L’archivage des pièces justificatives est également automatique, car elles sont dématérialisées et récupérées par l’outil. Un réel gain de temps pour le comptable, de façon régulière et en cas de régulation par l’Urssaf ou le Fisc.

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