Frais professionnels: on vous explique

note de frais

Pour les besoins de son activité professionnelle, les frais professionnels se rapportent aux dépenses supportées par l’employé. Le contractant rembourse ensuite ces frais.

La compensation de ces dépenses peut prendre la forme de :

  • Remboursement des frais réels et des pièces justificatives ;
  • d’une allocation forfaitaire ;

L’application d’une déduction forfaitaire particulière pour les salaires faisant l’objet de dons n’est possible que pour ces professions.

Les frais professionnels sont exemptés de la base de détermination des versements à la sécurité sociale. La base de données CSG-CRDS en est également dépourvue.

Toute dépense effectuée par un employé dans le cadre de ses fonctions est désignée par le terme « frais professionnel », à condition qu’elle soit spécifiquement liée à son travail. Ces frais à la charge du travailleur sont, techniquement, remboursés par l’entreprise. Cet essai vous guide sur les bases des dépenses de l’entreprise.

Comment cela est calculé ?

Les coûts professionnels sont des dépenses supplémentaires payées par le personnel, qui sont liées à l’emploi et au travail.

Sous réserve du respect des engagements légaux et contractuels, vous avez le droit de choisir si vous payez les travailleurs pour leurs frais professionnels.

En général, la couverture des frais professionnels est assurée :

  • Soit par le remboursement des dépenses réelles. Le salarié est ainsi remboursé pour toutes les pertes encourues. Pour demander une indemnisation, il disposerait alors de justificatifs de ses dépenses ;
  • Soit sous forme d’indemnités forfaitaires. L’URSSAF détermine les chiffres. Il est important d’expliquer les raisons des frais encourus. Pour commencer, en raison d’un voyage d’affaires, le salarié ne rentre pas à son domicile ;

Que ce soit en couvrant le montant des dépenses qu’il a personnellement encourues, par exemple en lui donnant une carte de crédit professionnelle ou en lui fournissant un moyen de transport pour se déplacer.

L’indemnisation sous forme d’indemnités forfaitaires pour frais professionnels concerne les frais de :

  • Aliments ;
  • de logements ;
  • Les frais liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule privé ;
  • Les frais supportés par l’employé dans le cadre de sa mobilité professionnelle sur le territoire local.

2021 Les frais professionnels payés sur la base d’indemnités forfaitaires spécifiques ne sont pas soumis aux cotisations sociales, pour autant qu’ils soient inférieurs ou égaux aux seuils fixés par l’URSSAF.

Il se peut que vous n’ayez pas à expliquer les dépenses, vous devez donc être en mesure de démontrer que les circonstances factuelles sont conformes à l’application des indemnités.

Rémunération des services professionnels sur la base des dépenses actuellement déclarées

Ces dépenses ne seront payées que sur la base des frais directement effectués pour être considérés comme des frais professionnels.

Les frais correspondent à ces situations :

  • supportés ou assimilés par le personnel salarié dans le cas du télétravail,
  • Employé par le travailleur ou assimilé pour l’utilisation technique des ressources issues des technologies émergentes en matière d’information et de communication,
  • A changer en fonction de la polyvalence personnelle,
  • Exposé par les travailleurs des entreprises françaises détachés à l’étranger,
  • Le travail est effectué par du personnel qui a été brièvement affecté ou déplacé de la région locale vers des agences et des communautés à l’étranger ou vice versa et d’un de ces territoires vers un autre.

Dans les situations où l’indemnisation est approuvée sur la base d’indemnités forfaitaires, l’employeur peut décider de rembourser l’employé en lui fournissant des justificatifs de ses dépenses.

Les remboursements sont exemptés des motifs de calcul des cotisations si l’entrepreneur est en mesure de le faire :

  • Afin de démontrer que le travailleur a été ou est contraint de payer ces dépenses supplémentaires dans l’exécution de ses tâches,
  • Et la préparation des pièces justificatives de ces dépenses.

Comme il s’agit d’une compensation légitime, il n’y a pas de plafond d’exemption.

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