Dans la plupart des entreprises, les frais de déplacement, plutôt que les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, peuvent être exclus du salaire imposable des travailleurs. Les travailleurs indépendants peuvent également bénéficier de cette exonération pour les frais professionnels, à l’exception des micro-entrepreneurs.
La notion de frais kilométriques
Selon l’administration fiscale, pour couvrir ces frais supportés lors des missions techniques, les dépenses kilométriques doivent être remboursées. Il est à noter que tous les frais supportés par le travailleur lorsqu’il utilise sa propre voiture sont inclus dans cette idée. L’indemnisation est, en théorie, mesurée sur la base du barème figurant dans un tableau appelé barème kilométrique.
Par ailleurs, sachez que seules les factures payées en rapport avec la voiture tiennent compte des frais de kilométrage. Il s’agit par exemple des frais d’entretien, de rénovation, de diesel, etc. Dans la mesure de la limite kilométrique, le prix d’achat de la voiture, les frais de stationnement, les amendes ou autres pénalités ne sont pas pris en compte. Toutefois, ces dépenses peuvent être remboursées si elles sont justifiées par les factures. En effet, ils sont évalués et remboursés par le biais des dépenses de personnel professionnel.
Ces indemnités kilométriques seront facturées aux deux travailleurs qui utilisent leur propre voiture sans distinction de grade. Elles peuvent donc même être remboursées aux chefs d’entreprise.
Que couvre le terme « indemnités kilométriques » ?
Les dépenses sont faciles à gérer car les déplacements nécessitent des transports en commun ou des taxis. L’équation est plus difficile, que l’employé utilise un véhicule privé, un vélo ou un deux-roues. Dans ce cas, les dépenses entrent dans la catégorie des indemnités kilométriques. Celles-ci comprennent les frais d’essence, certains frais de réparation et d’assurance.
La mesure de ces indemnités est basée sur un barème précis, qui est révisé chaque année par l’administration fiscale. Deux facteurs sont pris en compte : la puissance du moteur, qui va de 3 à 7 CV, ainsi que la distance parcourue. Différents coefficients sont ensuite utilisés, sur la base de ceux-ci, pour déterminer la somme des indemnités.
Un décret publié au Journal officiel du 16 mars 2019 a réévalué le montant des indemnités kilométriques soumises à l’impôt sur le revenu pour les voitures d’une capacité fiscale inférieure ou égale à 4 CV.
Les employés doivent remplir une déclaration mensuelle détaillant les voyages effectués à titre professionnel pour en bénéficier. Ces voyages doivent donc être dignes de justification, en indiquant la date et l’itinéraire de chaque voyage effectué.
Qui peut demander des indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques ne concernent que les travailleurs d’une entreprise et son dirigeant. Ce dispositif n’est pas disponible pour les fournisseurs de services étrangers ou les associés qui ne jouent pas un rôle officiel dans l’entreprise.
Les indemnités kilométriques sont-elles soumises à la TVA ?
Les indemnités kilométriques remboursées par l’entreprise à l’employé ou à la direction de l’entreprise ne sont pas soumises à la TVA. Par conséquent, ces dépenses ne peuvent pas faire l’objet d’une récupération de la TVA.